Aby pismo nie budziło wątpliwości odnośnie stawianego zagadnienia, to poza odpowiednim układem treści należy zamieścić w dokumencie następujące elementy: wprowadzenie, przedstawienie zagadnienia, uzasadnienie i wnioski.

Wprowadzenie

Wstęp to zaznajomienie adresata z meritum pisma. Znajdujemy tu odwołania do poprzednich pism – jeśli takie istniały. Można też oczywiście odwołać się do rozmów telefonicznych, czy ustaleń mailowych. Jest to sekcja na zaprezentowanie zagadnienia – m.in korzyści wiążących się ze sprawą.

Przedstawienie zagadnienia

Jest to treść właściwa listu. Powinna zawierać informację o tym, co jest faktycznym podmiotem sprawy.

Uzasadnienie

Przekonanie adresata za pomocą logicznej, prawnej i rzeczowej argumentacji do naszego punktu widzenia – zaprezentowanego w dokumencie.

Uzasadnienie w pismach administracyjnych dzieli się na prawne i faktyczne. Prawne odwołuje się do kodeksu i ocenia sytuację wyłącznie pod tym względem. Natomiast uzasadnienie faktyczne to np. odwołanie do dokumentacji.

Uzasadnienie powinno płynnie prowadzić do wniosków końcowych.

Wnioski

Argumentacja z uzasadnienia powinna prowadzić do meritum wywołującego przychylne nam stanowisko adresata, bądź też zobligować go do określonych w piśmie działań.

Jeśli chodzi i redagowanie pism firmowych i urzędowych, należy też zwrócić szczególną uwagę na takie elementy pisma, jak:
Tytuł – Jest to wyjaśnienie jakiego rodzaju pismo trzymamy w rękach. Powinno być krótkie, umieszczone centralnie, napisane większą czcionką.

Treść pisma urzędowego – powinna być zasadnicza.