Aby doskonale radzić sobie z klarownym przedstawieniem swojego punktu widzenia, należy przestrzegać kilku prostych zasad. I tak na profesjonalny styl pisma składają się:
- precyzyjne, jednoznaczne, kompletne i staranne formułowanie myśli
- fakty (brak interpretacji) i nakreślenie całej sytuacji
- podkreślenie meritum – zwięzłość (unikanie zbędnych szczegółów)
- poprawna forma językowa: gramatyczna, stylistyczna, ortograficzna
- zdania pojedyncze, strona bierna, zwroty bezosobowe
- układ graficzny – najpopularniejszy blokowy, bez akapitów, (justowany do lewej)
- zwroty grzecznościowe, uprzejmość
- specjalistyczna terminologia
- brak zwrotów nacechowanych emocjonalnie
- unikanie zbędnych zwrotów i powtórzeń
- znajomość i umiejętność stosowania użytych zwrotów
- bez użycia zwrotów obcojęzycznych
- gotowe, powszechnie stosowane formuły
- przejrzyste redagowanie
- bez pretensjonalnych zwrotów
Dodatkowym atutem przy redagowaniu pisma jest doskonała znajomość problematyki, psychiki odbiorcy oraz zgrabny dobór słów przy formułowaniu zdań.