W czynności przekazania (zdawczo – odbiorczej) uczestniczą dwie strony: zdająca i odbierająca (reprezentowane na ogół przez pojedyncze osoby ale nie koniecznie).
Celem dokumentu jest opisanie stanu faktycznego, jaki istnieje na moment przekazania tj stan liczników, stan zajmowanego lokalu, sprzętów będących na wyposażeniu itd.